Bewerberin tippt den Text für die Bewerbung per E-Mail ein.

Die PDF-Bewerbung als Anhang zur E-Mail-Bewerbung

Mit einer Onlinebewerbung per E-Mail reihen Sie sich in den aktuellen Bewerbungstrend mit ein. Diese Bewerbung besteht zu 99% aus einem Portable Document Format, der sogenannten PDF-Datei. Sie wird der Bewerbungsemail angehängt und dient dem Personaler zum strukturierteren Durcharbeiten Ihrer Bewerbung.

Der richtige Einstieg in die E-Mail-Bewerbung

Warum 99%? Sie verschicken selbstverständlich nicht nur eine PDF-Datei mit allen Informationen über Sie und Ihren Werdegang. Das Bewerbungsanschreiben in der E-Mail ist genauso wichtig, wie der gesamte Anhang.
Der Text in der Bewerbungsemail muss kurz und aussagekräftig formuliert werden. Hierbei muss darauf geachtet werden, einen Verweis zur PDF-Bewerbung anzugeben. Bspw.: „Sehr geehrter Herr Mustermann, […] Anbei sende ich Ihnen meine vollständige Bewerbung als PDF-Datei.“
Dennoch ist das noch nicht alles. Formulieren Sie ein bis zwei Sätze, die Ihre Persönlichkeit und Motivation auf das Jobangebot repräsentieren. Hier ist es sinnvoll auf etwaige Vorgespräche mit dem Personalverantwortlichen zu verweisen oder auf prägnante Kernaussagen des Unternehmens einzugehen.

Die Bewerbung im PDF Format verschicken

Mit der verstärkten Digitalisierung wird auch der Bewerbungsprozess Schritt für Schritt elektronisch durchgeführt. PDF Dokumente sind deshalb ein nützliches Mittel, um den Papierverbrauch und Speicherplatz zu reduzieren. Nahezu jedes Unternehmen erwartet mittlerweile Bewerbungen als PDF Format.
PDF Dokumente dienen dazu, digitale Textinhalte problemlos und zusammengefasst zu versenden. Jeder Computer kann Dokumente im PDF Format wiedergeben, ohne dabei an Daten zu verlieren. Im Endeffekt ist es wie ein Bild, was Sie an den Empfänger schicken. Ein besonderer Vorteil einer PDF ist die geringe Dateigröße.
Tipp: Die Dateigröße eines Anhangs sollte nie mehr als 3 Megabyte betragen. Dies fällt beim Empfänger eher negativ auf, da dieser mit längeren Ladezeiten zu kämpfen hat. Notfalls verkleinern Sie Bilder oder Grafiken in Ihren Unterlagen und legen den Fokus eher auf den textlichen Inhalt. Denken Sie immer dran: Weniger ist mehr!

In wenigen Schritten zur fertigen PDF-Bewerbung

Das Internet bietet zahlreiche kostenlose Programme zur PDF Konvertierung, wie z.B. den PDF Creator oder FreePDF . Suchen Sie sich ein für Sie geeignetes Programm aus und in wenigen Schritten ist Ihre PDF-Datei fertiggestellt.
1. Installation des PDF-Programms
Wenn Sie ein geeignetes Programm gefunden haben, installieren Sie es auf Ihrem PC. Nun befindet sich unter den Druckereinstellungen Ihres Computers ein neuer virtueller Drucker. Dieser wird benötigt um die Bewerbung letztendlich in das fertige PDF Format zu konvertieren.
2. Umwandeln der Bewerbung zu einer PDF-Datei
Um die Textdokumente erfolgreich umzuwandeln, öffnen Sie zunächst Ihr Schreibprogramm. Sofern das PDF-Programm erfolgreich installiert wurde, gehen Sie unter dem Menüpunkt „Datei“ auf „Drucken“, nun erscheint der „PDF-Drucker“. Diesen auswählen und wie gewohnt das Dokument drucken.
Anschließend muss der Speicherort ausgewählt werden. Am sinnvollsten ist es immer im Vorfeld einen Bewerbungsordner anzulegen. Hier findet man mühelos alle Dokumente und PDF-Dateien im Überblick. Doch zunächst empfiehlt es sich die Dateien ordnungsgemäß zu benennen.
Tipp: Benennen Sie Ihre Dokumente immer sinnvoll strukturiert, so finden Sie bzw. Ihr Arbeitgeber sich schneller zurecht. Dateinamen sollten eindeutig sein, wie zum Beispiel: „Bewerbung_Marketingmanager_Max_Mustermann“. Außerdem vermitteln Sie dem Personalverantwortlichen anhand dieser kleinen Geste gleichzeitig, dass Sie im Beruf auf Struktur und Ordnung Wert legen.
3. Zusammenführen einzelner PDF-Dateien
Bevor alle Bewerbungsunterlagen zu einer PDF zusammengeführt werden, sollten Sie unbedingt sorgfältig nach Fehlern untersuchen. Ist die PDF-Datei einmal erstellt, kann diese nicht mehr geändert werden und die vorherigen Schritte müssen wiederholt werden.
Sollte das Programm keine Funktion besitzt, mit der man mehrere PDF-Dateien zu einer zusammenfassen kann, müssen die Textdokument vorher im Schreibprogramm richtig sortiert und hintereinander eingefügt werden, sodass im Endeffekt ein langes Textdokument vorhanden ist.
Das kostenfreie Programm PDF Creator z.B. kann mehrere PDF-Dateien zusammenfügen. Hier werden die einzelnen PDF-Dateien in die Bearbeitungsoberfläche eingefügt, wo auch die Reihenfolge angepasst werden kann.
Tipp: Achten Sie immer auf eine rückwärts-chronologische Reihenfolge Ihrer Anhänge. Das bedeutet nach Deckblatt, Anschreiben und Lebenslauf kommen aktuelle Arbeitszeugnisse, Referenzen und Zertifikate zuerst und dann absteigend nach Jahr alle weiteren Zeugnisse und Unterlagen.

Metadaten verhindern!

Metadaten sind Informationen wie z.B. das Erstellungsdatum der PDF, der Name des tatsächlichen PDF-Erstellers und des genutzten Programms. Jede PDF-Datei enthält diese unschönen Zusatzinformationen, die den Bewerber schnell in ein schlechtes Licht rücken lassen. Diesen Metadaten kann jedoch entgegengewirkt werden, hierzu bietet sich z.B. das kostenlose Programm BeCyPDFMetaEdit an.
Wenn Sie all diese Informationen bei Ihrer nächsten Onlinebewerbung berücksichtigen, steht der erfolgreichen Bewerbung und einem Vorstellungsgespräch nichts mehr im Wege. Achten Sie vor dem Abschicken der E-Mail darauf, die Betreffzeile genauso übersichtlich zu benennen wie die Bewerbungsdatei. Bewerbungshomepage.net wünscht Ihnen viel Erfolg für Ihre weitere Karrierelaufbahn.

Lisa Lückoff
Lisa ist zuständig für Marketing, Kommunikation und Design. Die studierte Medien- und Kommunikationswissenschaftlerin gibt in diesem Blog Tipps, wie Sie sich Online bewerben und Ihre Bewerbungshomepage aufpolieren können.

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